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江苏省粮食集团公司合同管理办法

发布时间:10月29日

江苏省粮食集团公司合同管理办法


第一章   总  则

第一条  为规范企业的合同管理工作,防范与控制合同风险,避免或减少因合同管理不当造成的经济损失或社会不良影响,有效维护企业的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规,结合企业实际,特制定本办法。 

第二条  本办法适用于集团公司及其全资企业、控股企业在生产、经营、管理活动中对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。

    涉及劳动人事管理关系的协议、劳动合同等,按照《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等有关法律、法规和规范性文件的规定执行,不适用本办法。

第三条  合同管理是指按照合法、规范、科学的要求,对合同的立项、磋商、订立预约性质的协议、咨询调查、商务谈判、条款拟定、审查会签、备案审核、履约、变更、中止、解除、纠纷处理、业务档案立卷等全过程的管理。 

第四条  合同管理实行合法规范科学原则;实行分级管理原则;实行严格审查会签原则;承办部门负责制与会审部门责任制相结合原则。

第二章   合同分级管理

第五条  合同管理实行分级管理。集团公司为一级管理单位;集团公司各全资子公司、全资企业、控股公司为二级管理单位;二级管理单位的各全资、控股公司以及集团公司委托经营管理企业为三级管理单位。

第六条  集团公司及其全资子公司、控股公司、直属单位的各职能部门均不得以部门的名义对外签订合同。

第七条  下列合同为一级单位管理的合同:

(一)以集团公司名义签订的合同;

(二)集团公司确定的重大项目合同;

(三)以集团公司名义或由集团公司组织的招投标项目、业务签订的合同;

(四)以下合同的订立集团公司所属的各级单位必须填写《省粮食集团公司所属企业合同备案表》(备案表一式两份,附件材料1份,详见附件2),报集团公司备案核准。

1.企业合并、兼并、分立合同;

2.产权(股权)转让、收购合同;

3.企业主要资产或固定资产转让、抵押合同;

4.融资租赁合同;

5.涉外合同;

6.租赁物原值500万元以上或租赁物原值300万元以上且租赁期超过五年的资产租赁合同;

7.年销售收入5亿元以下的所属企业,单笔商品经营业务涉及标的总金额1000万元及以上的合同;

8.年销售收入5亿元及以上10亿元以下的所属企业,单笔商品经营业务涉及标的总金额达1500万元及以上的合同;

9.年销售收入10亿元及以上的所属企业,单笔商品经营业务涉及标的总金额达2000万元及以上的合同;

10.外设库点收购粮食的合同,包括外设库点租赁合同、代收代储合同、合作经营合同;

11.合同标的额为300万元及以上的投资、所有的股权投资、年度投资计划外的投资所签订(包括招投标文件)、合资、合作合同。 

各单位、各部门不得故意拆分合同,逃避合同备案审批管理。

第八条  二级单位按照一级单位的管理模式管理下属企业的合同,对三级单位报二级单位备案或审批的合同范围由二级管理单位自定标准,但三级管理单位涉及一级单位管理的合同必须按本办法的规定进行管控并报集团公司备案核准。

第九条  集团公司各级企业原则上一律不允许为集团外企业提供任何形式的担保。经批准的担保,担保合同按照集团公司有关规定执行。

第十条  对方当事人提供担保,或反担保合同中,对方当事人以生产设备、土地、房产、在建工程或其他资产做抵押的,签订后应及时在工商、土地、房产等相关部门办理抵押登记,取得我方为权利人的抵押权登记凭证。

第十一条  由集团公司财务部配合完成第十条规定的抵押资产办理登记、备案手续,以在建项目作抵押的,合同订立单位及集团财务部还应跟踪项目各类资产购置进度,确保抵押资产不漏办、不缺办。

第十二条  各单位应按上述规定及时向集团公司报送合同以核准和备案。

    各单位可以通过合同归口管理部门向集团公司合同归口管理部门报送合同文本及相关资料,集团公司归口管理部门根据合同类别分别送相关业务部门及法律顾问会审,并报分管领导、主要领导审批。各单位依据会签、审批意见进行修改、完善,合同文本经集团公司合同归口管理部门核准后,送交各单位实施。各单位正式签订的合同文本复印件加盖本单位印章后报集团公司合同归口管理部门备案。

经集团核准的合同主要条款发生变更的,应签订变更或补充协议,同样应履行报备核准程序。

本办法第七条规定的合同未经核准,原则上不得签订(即不得盖章、或由其代表人签字)。特殊情况须先行签订的,须在合同中单列一条款,约定合同须经集团核准后生效。

第三章   合同管理机构及职责

第十三条  合同管理实行分级管理以及归口部门管理、承办部门管理和专业部门管理相结合的原则。企业的企管部或法务部(或合同管理专职岗位所在部门)为归口管理部门。合同的具体谈判、履行部门是合同管理的承办部门;其他与合同订立、履行有关的部门是合同管理的专业部门。

第十四条  合同归口管理部门的主要职责:

(一)建立健全本单位的合同管理制度,贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务;

(二)对本级及下级合同管理单位的合同管理工作进行规范、指导、监督、检查、协调、考核;

(三)负责审查合同主体、内容及形式的合法性;同时可对合同的严密性、可行性提出审查意见;

(四)重要合同听取法律顾问的审查意见,或委派法律顾问参与本单位重要合同的谈判、条款的拟定;

(五)参与本单位重要合同的论证、谈判、起草、签订以及合同纠纷的调解和处理,牵头处理本单位有关合同纠纷的仲裁或诉讼;

(六)负责协调重大合同的律师服务工作;

(七)组织合同管理的法律知识培训和考核;

(八)对各单位、部门及有关人员执行本办法的情况提出奖惩处理意见;

(九)合同归口管理部门应作好合同登记、统计工作,并按要求定期上报;二级合同管理单位每月10日前将上月报表汇总报集团公司;

(十)合同管理的其他工作。

    第十五条  合同承办部门的职责:

(一)负责合同的前期可行性研究、立项、审批;对口审核二级单位合同工作;

(二)负责合同对方当事人的资信情况、履行能力的调查,并收集相关资料;

(三)具体负责所承办合同的技术、商务谈判,并在合同报备前负责对商务、技术条款进行审查;

(四)负责合同文本的起草,保证合同的可行性、规范性;

(五)提请合同归口管理部门协调有关部门就其经办的合同进行会商;

(六)根据需要办理合同的公证以及合同有关的批准、登记手续;

(七)负责合同的履行,解决履行中出现的问题和一般合同纠纷;

(八)按规定向合同归口管理部门报送合同统计表及有关资料,及时反映履行合同中出现的法律问题;

(九)建立本部门的合同管理台账,管理本部门合同档案,并负责及时将合同文本及有关资料的原件交归口管理部门保管、存档;

(十)其他应由承办部门承担的职责。

第十六条  合同承办人员的主要职责:

(一)依法签订、变更、解除合同,并争取由我方草拟合同文本或使用我方现有的合同文本;严格在授权范围内行使权力——签订、变更、解除合同,必须有明确无误的授权;严禁未经授权或者超越代理权签订、变更、解除合同;签订、变更、解除合同中,严禁弄虚作假或者玩忽职守或者利用职权谋取私利;

(二)合同承办人必须对合同对方当事人的主体资格或资质、履约能力、资信及财务状况等进行深入考察和了解或者进行必要的调查,综合判断其合同履约能力;

(三)对所签订的合同负有认真执行的义务,并密切关注合同的履行情况;

(四)及时向合同管理员、法律顾问通报合同履行中发生的问题或者事项,对合同履行中出现的瑕疵、不按合同约定或者不完全按合同约定履行的行为,应当有高度的警觉,且应当在此问题出现后当日及时向各单位分管领导汇报;

(五)保管好合同及合同履行中有关的文书等法律文件,以及合同履行中的函件、纪要等法律文书;合同、函件、纪要等法律文书,原件一律交合同归口管理部门保管;并按照档案管理规定,做好合同档案的建档立卷工作。

第十七条  合同管理专业部门的主要职责:

(一)财务部门

财务部门负责对合同的价款、结算方式的合理性、可行性,资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性、合规性,担保财产合法、安全性进行审查;对合同变更或解除的经济性进行评估,出具书面意见。

(二)审计部门

审计部门负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查。

(三)相关业务部门

相关业务部门按本部门职责,负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查性意见。

(四)监察部门

监察部门负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查,对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理,提出监察建议或做出监察决定,并可根据需要进行专项效能监察。

第四章   合同的订立

第十八条  凡进行交易等经营活动,除及时结清的小额(交易价款在一万元以下)业务外,都必须签订书面合同;通过电报、电传、传真、电子邮件等就合同主要条款达成一致的,可以视为书面合同,严禁口头合同或者履行合同在先、补签合同在后的现象发生。 

第十九条  合同订立前,合同承办部门和承办人应对合同对方当事人的主体资格、资信情况等进行了解审查(重大合同必要时可会同财务、审计、办公室等部门一同进行),确认其符合以下要求方可与之签订合同:

(一)主体资格合法,属于企业性质的单位应具有年检的营业执照、法人代码证、税务登记证,其核载的内容与实际相符。

(二)涉及经营许可的项目,应具备相应的许可、资质证书。

(三)具有相应的履约能力,对属于企业性质的单位,必要时应要求其出具财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告、审计报告等相关文件。

(四)具有履约信用,现时未因其一方的原因涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件;在与本集团及其下属企业的交往过程中,无重大违约行为,或在人民法院没有标的额较大的以其为被执行人的未执结案件。

(五)其他必须具备的资信条件。

上述营业执照、法人代码证、税务登记证和相应的许可、资质证书以及证明履约能力、资信的资料复印件,必须由提供方加注“与原件核对无误”并加盖其单位印章。

不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同,也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 

公司一般不与自然人签订经济合同,确有必要签订经济合同,应经公司总经理同意,自然人需提供身份证、财产证明等。 

第二十条  合同订立前的可行性研究、方案制定、技术业务谈判、商务谈判等相关工作由承办部门负责完成。对于重大合同,承办部门可根据需要邀请相关专业部门和归口管理部门提前介入,协助完成上述前期工作。

第二十一条  合同签订前由承办部门填制合同审核会签表(见附件4),与拟订立合同的文本及有关材料(如经招标程序,应包含主要招投标文件、公司有关会议决议等)一并送归口管理部门,由归口管理部门送相关专业部门及法律顾问进行专项审查会签;会签完毕后,承办部门的分管领导审批(必要时报主要领导审批或报党政领导办公会、董事会审议),并根据法定代表人授权(授权方式另定,下同)签署。对合同条款不全、不清不明、明显有瑕疵,或未全部履行报批程序的,一律不予签字、不予盖章。

对律师和部门提出的合理化建议,尤其是原则性意见,合同承办部门应及时完善,积极商洽,如因合同对方异议不能修改,应报请分管领导批准,并书面上报合同管理部门备案后方可签订。

已签订生效的合同在履行过程中需增加补充合同的,应按照合同会审程序并附相关情况报告,经律师和相关部门会签后签订。

第二十二条  合同文本应当包括的内容:

(一)合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式、签约地。当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。一般要求签约地必须是我方所在地。

(二)签约的目的和依据。

(三)合同标的:合同标的应具有唯一性和准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容。

(四)数量和质量(包括检验标准和方式):合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如传真、送货单、发票等);有国家标准、部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点,并对样品进行封存;鲜活农产品不适合封存样品的,一般不宜约定样品买卖。

(五)价款和酬金及支付方式:价款应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付;需要对方提供增值税发票的,应在合同中明确约定,且约定不提供可抵扣税票的法律责任。

(六)履行期限、地点和方式:履行期限应具体明确,无法约定具体时间的,应在合同中约定确定履行期间的方式;合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;约定在码头交货的,须明确约定码头的名称及短途集并费用的承担方式,买卖合同在合同中一般应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等;如按买受人的要求直接交付货物给承运人,买受人须有书面的指示、说明。

(七)变更或解除条款:一般应约定我方有单方解约权,而变更合同须经双方协商一致,并签订书面协议。

(八)争议解决方式:解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称,双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可选择第三地仲裁机构;选择法院管辖的,可选择双方当事人中的一方法院,或合同签订地、履行地法院,且应尽可能地选择我方住所地的法院。

(九)违约责任:根据对方违约情况下可能给我方造成直接经济损失的数额约定违约金,违约金条款应当注意合同的公平性。

(十)根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人认为必须明确的条款。

(十一)正副本份数和分配方式。

(十二)生效的时间和条件。

(十三)约定的联系方式。

(十四)附件名称。

(十五)签约的地点、日期。

(十六)签约各方开户银行及账号。

(十七)签约各方印章或合同专用章(加盖骑缝章)。

(十八)法定代表人或授权代理人签字。

第二十三条  所有会签及审批意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、基本可行等模糊性语言,仅在审查会签表上签名或盖章而未签署意见的,视为完全同意。

凡上报集团备案的合同,审核把关人员应严格对合同签订程序、风险控制措施、重要经济合同的可行性研究方案、合同对方的资信资质文件、拟签订的合同文本、律师意见及其他材料进行审核把关,不符合集团规定的,不予审核备案。

各部门对合同会签期限,一般不超过2个完整工作日。特殊情况需延长时间时,应向合同归口管理部门申明理由并征得同意。合同会签由部门负责人对合同审核并提出意见,因特殊情况不能及时反馈会签意见的,可授权副职或部门业务骨干负责合同会签工作,所签意见视同为部门负责人意见。

第二十四条  法律、行政法规规定应当办理批准、登记手续的合同以及需要公证的合同,合同承办部门应及时按规定向有关部门办理批准、登记或公证。

第二十五条  如果公司在日常工作中需要与同一个单位,在一定时期内多次签订某一类内容相似、技术难度不大、对公司运营不构成重大影响的合同时,为提高工作效率、简化流程,可以与对方单位签订设有有效期(通常不超过一年)的框架协议。

框架协议应包括双方当事人、标的或合作项目、合作方式、期限;可以确定的商务条款;可以确定的技术、业务等条款;法律条款及其他可以事先明确、相对稳定的合同条款。框架协议的附件中还应包含双方拟定的便于日常使用的统一的合同样本(简称“标准合同文本”)或订单样本。

框架协议签订后,在其有效期内使用标准合同文本签订合同的、或使用订单确定数量和价格的,直接由承办部门分管领导签署合同后,送交合同归口管理部门加盖合同印章。

第二十六条  有关部门需要大量重复使用的业务格式合同,上级单位有统一下发样本的,直接使用其下发样本;上级单位没有统一下发样本的,由相关业务部门草拟、合同归口管理部门审核,经公司领导批准后使用。采用我方格式合同签订的,应尽可能使用电子版本,在正式合同打印时应力求去除格式化合同的印记,防止对方以格式化合同进行免责抗辩。

格式合同的确定除需要经核准备案外,具体每份合同的订立、履行仍按本办法办理。

第二十七条  合同必须以中文签订,涉外合同可以同时签订英文文本,须约定若合同的中文文本和英文文本意思发生冲突,应以中文文本为准;同时应约定适用中华人民共和国法律,由中国法院管辖或在中国某一仲裁委员会仲裁。

特殊情况不能按上述要求在合同中约定相应条款时,在报备核准时应作特别说明。

第二十八条  经审核同意签订的合同,由合同归口管理部门进行编号后报法定代表人或授权代理人签字,同时加盖单位印章或合同专用章。

第五章   合同的履行

第二十九条  合同由集团公司及各单位承办部门负责组织履行,单位指定其他部门履行的除外。集团公司及所属企业应当按照合同约定全面履行自己的义务,并及时督促对方当事人按时履行其义务。

第三十条  集团公司及各单位承办部门要加强合同履行过程中交货、验收、结算等动态管理,建立健全合同履行动态管理台账。在合同履行过程中,对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时,或批结批清的合同,或滚动付款的合同,应及时对帐,确认合同效力及双方债权债务。

第三十一条  合同承办部门在合同签订后即指定专人负责履行管理,对本部门承办的合同进行统一登记。

合同订立后,合同文本原件以及与合同有关的文件资料及时送办公室保管、归档,办公室应按承办部门及合同编号分别建立档案存放文件夹或资料袋,以便在合同履行完毕后进行立卷建档;承办部门留存复印件或副本,对合同履行实施管理。房屋、土地车辆等资产的购置合同正本、权属证明文件必须在其生效后一个月内归档,员工个人不得自行保管,工作中一律使用副本或复印件。

对于需履行付款、收款的有关合同,承办部门要及时送合同文本及附件或加盖公司印章的复印件交财务部门,由财务部门协助承办部门落实、催办。

第三十二条  合同正式生效前,不得提前履行。未经正式签订生效合同的履约行为而导致的不良后果,由承办单位(部门)承担责任。

合同生效后,必须全面履行合同。

除法律另有明文规定或合同约定外,不得替物履行或转让、转卖合同。

第三十三条  有效的书面合同是财务部门的付款依据。凡应当采用书面合同而不采用的,财务部门不予付款。

第三十四条  合同履行过程中,若遇特殊情况导致合同履行困难或不能履行时,合同承办部门应及时将有关情况通报归口管理部门共同研究对策。

第三十五条  有关部门和人员发现合同另一方不履行或不全面、不适当履行合同时,应立即告知合同承办部门或合同归口管理部门,承办部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出催告或异议。

我方在收到对方履行催告或异议时,承办部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复。

异议文件或异议答复须经合同归口管理部门审核。

第三十六条  建立合同履行跟踪制度。合同承办人应随时掌握合同履行情况,并报告合同承办部门,合同履行完毕,合同承办人应及时将履行情况报承办部门和合同归口管理部门。

因为合同对方没有全面履行合同而产生的欠款、赔偿或者其他纠纷,合同承办部门应当及时提出解决方案并报合同归口管理部门处理,严禁超越诉讼时效(一般为二年,分批结算合同分批计算时效;担保合同未约定担保期限的法定时效为六个月)而导致公司利益受到损失。各级合同管理单位应当将以上情况报集团公司。

第六章   合同的变更和解除

第三十七条  合同经各方协商一致或法定或约定的情况出现时,可以变更或解除。

在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的,须经双方协商,重新达成书面协议,新协议未达成前,原合同仍然有效。变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定的期限内作出。合同订立后,有证据证明对方有下列情形之一的,合同承办人员应立即书面向部门、公司报告,并通报法律顾问,根据权益大小、事情的复杂程度等因素,决定是否变更或解除合同。

下列情形下,应采取措施决定是否终止、变更合同:

(一)因不可抗力致使不能实现合同目的。

(二)经营状况严重恶化。

(三)转移财产、抽逃资金,以逃避债务。

(四)故意违约、丧失商业信誉。

(五)已经违约,并已经达到合同解除或终止的条件。

(六)有丧失或者可能丧失履行合同的其他情况。

提倡在合同中签订交叉违约条款:即如果我方发现对方在履行与我方及我集团所属其它企业的合同中有违约行为,我方有单方免责解除合同的权利。

第三十八条  变更或解除合同,须符合法定或约定的形式及程序。

法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记手续的,应按规定办理批准、登记手续。

第三十九条  变更或解除合同应达成书面协议,未达成书面协议前,原有合同继续有效。

第四十条  变更或解除合同的报审程序与合同签订程序相同。

第七章   合同的纠纷处理

第四十一条  发生合同纠纷时,合同承办人应将纠纷情况及时报告部门负责人,同时应迅速收集下列有关证据:

(一)合同文本,包括附件、变更或解除协议、有关信件、数据电文、图表和视听资料等。

(二)有关票据、票证。

(三)质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等。

(四)合同履行过程中的证据:交货凭证、结算凭证、对方修改的图纸或订单、往来函件等。

(五)第三方能够证明的事实,及视听资料、证人证言。

(六)其他有关材料。

第四十二条  合同承办部门应当立即将纠纷情况及处理预案向上级领导汇报,并主动会同合同归口管理部门和相关专业部门研究解决办法,如以协商、调解方式解决的,应订立书面协议;不能以协商、调解方式解决的,可依据合同约定或法律规定申请仲裁或向人民法院起诉。

第四十三条  采取仲裁或诉讼方式解决合同纠纷的,有合同归口管理部门牵头负责,合同承办部门应指定熟悉业务、了解案情的人员共同参与纠纷处理,并提供全部相关资料,其他相关专业部门应积极配合,共同研究仲裁或诉讼方案,确定仲裁或诉讼代理人。

仲裁或诉讼方案须报主要领导同意;委托代理人参加仲裁或诉讼的须经法定代表人授权。

第四十四条  在纠纷处理过程中(无论是主诉案件还是被诉案件),未经合同归口管理部门、主要领导同意,所有部门不得向合同另一方作出实质答复、提供文件资料。

第四十五条  因合同纠纷被起诉而需应诉的,承办部门必须在接到法院应诉通知起3日内报合同归口管理部门,并积极配合应诉;并按第四十三条规定确定应诉方案和代理人。

第四十六条  对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时,承办人应及时报合同归口管理部门,由合同归口管理部门报请主要领导同意,向人民法院申请强制执行。

第八章   合同专用章及合同档案管理

第四十七条  凡订立、变更、解除合同,应当使用合同专用章。

第四十八条  合同专用章由专人保管,任何部门和人员不得借用,按规定使用合同专用章,并建立合同专用章使用登记台账。印章管理部门不得对未经编号或缺少合同审查会签表以及非法定代表人代签而缺少授权委托书的合同用印;对于需要提供单位及法定代表人身份证明的复印件时,经核对后必须注明“此件与原件一致,仅用于某某合同签订”,并写上年月日,才能加盖单位印章。对违反规定造成的后果,由印章保管人负责,发生遗失应及时报告处理。合同专用章的刻制须向公安或工商部门登记备案,办公室须同时对备案资料进行建档管理。

第四十九条  合同承办部门和合同归口管理部门应对合同实行档案化管理,合同档案的内容包括合同文本及附件、合同审核会签表(本公司)、合同上报会签表,合同商洽、订立及履行过程中的签约洽谈纪要、相关会议决议和纪要、合同变更解除往来电函及信件、表格、合同履行情况记载、交货凭证、结算凭证(复印件)等,有关一个合同的全部资料需统一存放,个别资料归不了原件则应有复印件。

第五十条  每一笔业务均应建立一份贸易档案,按业务时间先后进行顺序编号,每份贸易档案按顺序将所有资料进行编页。

第五十一条  在建立合同时,对外询盘或价格确认书,合同以及合同执行过程中的往来传真、补充协议、备忘录,有关单据、凭证、票据,每笔业务的结算清单等相关文件都是合同文件。

第五十二条  从合同洽商、订立、执行直至结束全过程,合同文件和贸易档案,必须有专人负责,业务部门核对,财审部门审核、监督,并提交分管领导审定。

第五十三条  每部门均应统一保管好本部门的贸易档案,指定专人负责,每年年底对已履行的合同贸易档案交公司档案室保管。档案室要对合同贸易档案进行分类、整理、立卷、统一装订归档,如需调用,根据权限调用,无关人员未经批准不得查(借)阅,以切实保护企业商业机密。

第九章   督查与奖惩

第五十四条  集团公司合同归口管理部门定期督办相关部门和各全资子公司、控股公司、直属单位合同的订立、履行动态管理工作,并做好全公司的合同统计、综合分析,对可能发生法律风险的合同及时发出预警提示。

第五十五条  由集团公司纪委牵头定期和不定期组织法律、审计、财务等部门人员对相关部门及各单位合同签订、合同履行进度等情况及合同管理的基础工作台账、制度建设、合同文本的归档等进行专项检查监督。并将检查结果纳入党风廉政责任制考核的重要内容。

集团公司及所属各基层单位纪检监察、审计、财务以及合同管理部门有权对各单位、各部门执行本办法情况实施监督。

由集团公司监察审计部对合同管理进行效能监察和内部审计检查监督。开展重大工程项目效能监察时,对合同履行情况实施跟踪监督;在年度绩效审计和单位负责人离任审计中,将合同管理列入必审项目。

第五十六条  集团公司及各单位合同承办人员参加法律知识培训、考核及执行本办法规定的情况作为其年度绩效考核的主要内容之一。

第五十七条  集团公司相关部门及各单位执行本办法规定,加强合同管理的情况作为其主要负责人年度绩效考核的主要内容之一。

第五十八条  承办部门不得为逃避合同审查、审批而人为分拆合同,一经发现将严肃查处相关责任人员。

第五十九条  各单位相关人员对合同内容应严格保守秘密,任何人不得以任何形式泄露合同所涉及的商业秘密和技术秘密,否则,将根据有关规定追究其责任。

第六十条  在签订、履行合同和合同处理中渎职或以权谋私、收受贿赂损害国家和企业利益的,集团公司将视情节轻重,依据《江苏省粮食集团公司企业资产损失责任追究暂行规定(试行)》等有关规定追究责任人的行政、经济责任;构成犯罪的,将移送司法机关依法追究刑事责任。

第六十一条  集团公司对严格执行本办法,在合同管理中成绩显著以及揭发、抵制利用合同进行违法违规活动,避免或挽回企业重大经济损失的部门和个人,将给予表扬或奖励。

第十章   附  则

第六十二条  各单位可根据本办法制定适合于本单位的具体管理办法并报集团公司备案。

第六十三条  本办法实施前发布的有关合同管理的文件、规定、办法与本办法相抵触的,一律以本办法为准。

第六十四条  本办法的解释权属于集团公司合同归口管理部门。

第六十五条  本办法自印发之日起实施。


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